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04 diciembre 2013

Aigües de Reus implanta la firma electrónica para mejorar la gestión interna y ahorrar en papel

Aigües de Reus ha comenzado a implementar la firma electrónica en diferentes formatos, con la idea de racionalizar y simplificar el flujo interno de documentos que requieren de autorización oficial. Aparte de otras ventajas, la incorporación interna de la firma electrónica representará un ahorro económico anual , tan sólo en papel, de unos 10.000 euros, según un cálculo aproximado del Departamento de Sistemas de la empresa. El ahorro económico provendrá, principalmente, de la disminución en las impresiones y del papel utilizado y en hacer que los documentos internos sólo estén disponibles en formato digital, sin perder su validez legal.

Los últimos meses, en paralelo a la implantación de la factura electrónica para los abonados, Aigües de Reus decidió configurar su plataforma informática para permitir la firma corporativa en diferentes formatos, como el correo electrónico, documentos office y documentos en formato pdf .

La firma electrónica no tiene la apariencia de una firma manuscrita. Al fin y al cabo, básicamente, lo que ofrece la firma electrónica es la seguridad de que el documento digital ha sido revisado y firmado por la persona que lo ha firmado y que, a partir del momento de su firma, el documento no ha tenido ninguna modificación. El software actual, como formatos de correo electrónico, office y pdf , ya están preparados para gestionar las firmas electrónicas, sin necesidad de añadir ni más funcionalidades ni más licencias .

De esta adaptación se ha encargado íntegramente el Departamento de Sistemas de la empresa, con lo que el coste económico de la implantación de la firma electrónica ha sido cero. El coste ha sido asumido internamente, al tratarse de tareas de configuración de los servidores windows ya disponibles en Aigües de Reus. Además, los certificados firmados que se emitan, al estar emitidos por la entidad de certificación propia de Aigües de Reus, no tienen ningún coste de mantenimiento, y tienen completa validez legal.La firma interna simplificará y racionalizará el flujo de documentos correspondientes a procesos como la redacción, revisión, verificación y autorización de los procedimientos, y también con respecto al resto de documentación del Sistema de Gestión de Calidad ISO9001, ISO14001 y OSHAS 18001.

Al poder incluir varias firmas en los documentos, de manera secuencial, se pueden simplificar los procesos de autorización en los que intervienen más de un responsable de la empresa. La gestión y búsqueda de documentos también mejora al reducir la documentación física de las carpetas y expedientes, lo que permite la recuperación de documentos con más facilidad. Es decir, la firma electrónica de documentos también potencia los flujos de trabajo ya existentes y facilita la implementación de nuevos flujos internos, que hasta ahora se encontraban limitados por la necesidad de disponer de una firma manuscrita.

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